Quy trình nghiệp vụ

Kế toán tổng hợp được sử dụng để lưu trữ và phản ánh tổng quát dữ liệu kế toán của doanh nghiệp trên các hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính theo các chỉ tiêu giá trị của doanh nghiệp, cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán điều chỉnh. Làm đầu vào cho các báo cáo Tài chính, báo cáo Tổng hợp và báo cáo Thuế.

Quy trình kế toán tổng hợp bao gồm:

• Tổng hợp thu thập thông tin, chứng từ kế toán và các số liệu thông qua các nghiệp vụ phát sinh thực tế và xử lý những thông tin này
• Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh của tài khoản và vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp

Các luồng quy trình

· Lập chứng từ nghiệp vụ khác. Chi tiết nghiệp vụ tại đây

· Danh sách bút toán. Chi tiết nghiệp vụ tại đây

· Chi tiết bút toán. Chi tiết nghiệp vụ tại đây

· Bảng lương. Chi tiết nghiệp vụ tại đây

· Khai báo số dư ban đầu. Chi tiết nghiệp vụ tại đây

· Nhập tồn kho vật tư, hàng hóa. Chi tiết nghiệp vụ tại đây

Chứng từ nghiệp vụ khác

Mô tả nghiệp vụ

Nghiệp vụ

Chức năng cho phép người dùng hạch toán bút toán thủ công đối với những nghiệp vụ khác nằm ngoài luồng nghiệp vụ tự động của hệ thống

Xem video hướng dẫn

Hướng dẫn trên phần mềm

Đối tượng thực hiện: Người dùng phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Kế toán, Chọn Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác

Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống

Bước 2: Nhấn nút Tạo trên chức năng để thực hiện thêm mới một chứng từ, thực hiện khai báo các thông tin cần thiết:

• Chọn Định khoản: Xác định ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khoản ghi chép có thể là chi phí bả o hiểm xã hội, chi phí tiền lương, ... Người dùng có thể bổ sung khoản ghi chép mới bằng cách vào Danh mục/Định khoản tự động

Thực hiện nhập bổ sung định khoản bằng cách Nhấn Tạo, nhập các thông tin cần thiết gồm Tên, Loại chứng từ = Khác, tài khoản nợ, tài khoản có. Nhấn Lưu để lưu định khoản mới

• Nhập đơn vị, ngày hạch toán (Ngày thực hiện ghi sổ), số tiền cần thiết (Số tiền cho nghiệp vụ đang tạo), nội dung (Mô tả thông tin cho nghiệp vụ phát sinh)

• Sau mỗi lần chọn định khoản, hệ thống sẽ tự động sinh 2 dòng thông tin chi tiết tương ứng với số tiền và định khoản đã chọn. Người dùng có thể chọn nhiều định khoản trên cùng một chứng từ, hệ thống sẽ sinh tương ứng bấy nhiêu dòng chi tiết

Bước 3: Nhấn Lưu lại.

Lưu ý:

• Người dùng có thể sửa lại số tiền theo từng định khoản bằng cách chọn lại từng định khoản trên thông tin chung và nhập lại số tiền
• Người dùng có thể xóa thông tin chi tiết bút toán phát sinh thừa bằng cách nhấn nút Xóa tại góc phải trên mỗi dòng chi tiết

Bước 4: Chọn Vào sổ để ghi nhận đã hạch toán.

Nếu không muốn ghi sổ một bút toán đã hạch toán thì chọn nút đưa về dự thảo

Bước 5 : Có thể in được chứng từ kế toán phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng cách, chọn chứng từ cần in, nhấn In và chọn mẫu chứng từ cần in.

Bước 6: Có thể tạo bút toán đảo ngược bằng cách chọn chứng từ cần đảo ngược và đã ghi sổ, nhấn button Bút toán đảo

Một cửa sổ lựa chọn thông tin sẽ được hiện ra, chọn Đảo ngược

Hệ thống sẽ tự động sinh một chứng từ khác có thông tin giống với chứng từ gốc và thực hiện ghi sổ

Danh sách bút toán

Mô tả nghiệp vụ

Nghiệp vụ

Chức năng cho phép người dùng xem toàn bộ các giao dịch phát sinh đã ghi sổ hiện có trên hệ thống

Xem video hướng dẫn

[Xây dựng video hướng dẫn trên phần mềm, gồm đủ các luồng chức năng được mô tả bên dưới]

Hướng dẫn trên phần mềm

Đối tượng thực hiện: Người dùng phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Kế toán, Chọn Tổng hợp, chọn Danh sách bút toán

Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống

Thực hiện tải xuống toàn bộ bút toán bằng cách nhấn nút Tải xuống trên danh sách

Bước 2: Thực hiện tìm kiếm một chứng từ bất kỳ bằng cách nhấn nút Tìm kiếm

Người dùng có thể lựa chọn tiêu chí để tìm kiếm có sẵn hoặc tự tạo cho mình một bộ tìm kiếm riêng biệt

Bước 3 : Có thể xem chi tiết bút toán của một chứng từ bằng cách kich chuột chọn vào chứng từ muốn xem.

Chi tiết bút toán

Mô tả nghiệp vụ

Chức năng cho phép người dùng xem toàn bộ các chi tiết bút toán ghi sổ hiện có trên hệ thống

Xem video hướng dẫn

[Xây dựng video hướng dẫn trên phần mềm, gồm đủ các luồng chức năng được mô tả bên dưới]

Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Kế toán, Chọn Tổng hợp, chọn Chi tiết bút toán

Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống

Thực hiện tải xuống toàn bộ bút toán bằng cách nhấn nút Tải xuống trên danh sách

Bước 2: Thực hiện tìm kiếm một chứng từ bất kỳ bằng cách nhấn nút Tìm kiếm

Người dùng có thể lựa chọn tiêu chí để tìm kiếm có sẵn hoặc tự tạo cho mình một bộ tìm kiếm riêng biệt

Bước 3 : Có thể xem chi tiết bút toán của một chứng từ bằng cách kich chuột chọn vào chứng từ muốn xem.

Bảng lương

Mô tả nghiệp vụ

Nghiệp vụ

Hàng tháng, người dùng tự tính lương cho người lao động và nhập khẩu thông tin lương để lưu trữ trên hệ thống. Hệ thống sẽ tự động hạch toán lương và lên báo cáo theo dõi tình hình thanh toán lương (S5-HKD)

Xem video hướng dẫn

Hướng dẫn trên phần mềm

Đối tượng thực hiện: Người dùng phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Kế toán, Chọn Tổng hợp, chọn Bảng lương

Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống

Bước 2: Nhấn nút Tạo trên chức năng để thực hiện thêm mới bảng lương của tháng, thực hiện khai báo các thông tin cần thiết:

• Chọn Kỳ lương cho Bảng lương: Hệ thống sẽ mặc định thông tin Kỳ lương của tháng hiện tại
• Hạch toán theo đối tượng:
• Nếu tích chọn: Tại chức năng 'Thanh toán lương cho nhân viên': Sẽ thực hiện thanh toán chi tiết theo từng Nhân viên đã được khai báo tại Bảng lương
• Nếu không tích chọn: Tại chức năng 'Thanh toán lương cho nhân viên': Hệ thống sẽ thực hiện thanh toán theo Số tiền tổng, không theo từng đối tượng Nhân viên

Bước 3: Nhấn nút Nhập dữ liệu trên chức năng để thực hiện Nhập thông tin dữ liệu lương tháng từ file Excel:

Bước 4: Để tải biểu mẫu của Bảng lương, Người dùng Nhấn nút Tải về mẫu dữ liệu Hệ thống sẽ tải file Biểu mẫu Import bảng lương và người dùng thực hiện Nhập thông tin theo dữ liệu trên Biểu mẫu

• Thông tin trên File excel gồm 2 Sheet dữ liệu

• Sheet Bảng tính: Gồm toàn bộ các thông tin phải nhập dữ liệu đầu vào để tính lương cho toàn bộ Nhân viên của Đơn vị. Trên mỗi cột cần sử dụng tính toán hệ thống đã hỗ trợ mặc định công thức

• Sheet Hướng dẫn: Giải thích từng cột giá trị và công thức tính đang được áp dụng bên Sheet Bảng tính

  

Bước 5: Để tải dữ liệu bảng lương đã được nhập đầy đủ dữ liệu từ File lên hệ thống, Người dùng Nhấn nút Tải lên tập tin của bạn :

• Thực hiện chọn file Bảng lương

• Thông tin File Bảng lương sau khi được chọn: Người dùng nếu muốn thay đổi thông tin File đã chọn thì sử dụng nút: Xóa (Để chọn lại) hoặc Chọn (Để chọn lại file)

Bước 6: Người dùng Nhấn nút Nhập dữ liệuđể hoàn tất phần chọn File

Thông tin đã nhập trên file Biểu mẫu được đẩy xuống tại Tab Chi tiết của chức năng

• Lưu ý: Thông tin Kỳ lương sau khi đã có dữ liệu sẽ không được thay đổi
• Người dùng muốn nhập lại dữ liệu sau khi thấy cần phải điều chỉnh: Thực hiện nhấn nút Nhập dữ liệu và thực hiện lại bước chọn file cần tải

Bước 7: Người dùng Nhấn nút Xác nhận để ghi nhận hạch toán dữ liệu Bảng lương

Cấu hình hạch toán lương

Mục đích

Quản lý thông tin liên quan đến hạch toán lương bên Bảng lương. Hệ thống tự động thiết lập sẵn các Giá trị cấu hình cho phần hạch toán lương.

Lưu ý: Người dùng hạn chế Chỉnh sửa thông tin, để tránh gây lỗi khi lên các bút toán của phần Bảng lương

Các bước thực hiện

Bước 1: Vào Tổng hợp: chọn Bảng lương/Cấu hình hạch toán lương

Thông tin Cấu hình hạch toán lương được hiển thị để người dùng khai báo và quản lý

Bước 2: Khai báo/Cập nhật thông tin Định khoản

• Để khai báo: Người dùng nhấn nút : Hệ thống tạo 1 dòng dữ liệu trên Danh sách để người dùng nhập thông tin

• Để Sửa dữ liệu: Người dùng Nhấn chuột vào bản ghi cần sửa: Thông tin bản ghi ở trạng thái chỉnh sửa được

Bước 3: Nhấn nút Lưu: Để ghi nhận thông tin đã Tạo/Cập nhật

Khai báo số dư ban đầu

Mô tả nghiệp vụ

Nghiệp vụ

Hướng dẫn việc khai báo thông tin Số dư đầu kỳ của Tài khoản và Số dư đầu kỳ theo từng Đối tượng.

Việc khai báo Số dư ban đầu thực hiện cho:

• Số dư tiền mặt
• Số dư tài khoản ngân hàng
• Công nợ khách hàng
• Công nợ nhà cung cấp
• Công nợ nhân viên
• Số dư tài khoản đầu kỳ khác

Hướng dẫn trên phần mềm

Số dư đầu kỳ của Tài khoản Tiền mặt/Tiền ngân hàng

Hướng dẫn việc khai báo Số dư đầu kỳ của Tiền mặt Tài khoản ngân hàng

Đối tượng thực hiện: Người dùng phần mềm

Xem video hướng dẫn

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp: Chọn tính năng tương ứng cần khai báo Số dư đầu kỳ cho Tài khoản

• Số dư tiền mặt: Khai báo Số dư đầu kỳ của Tài khoản Tiền mặt, theo Sổ kế toán

• Số dư tài khoản ngân hàng: Khai báo Số dư đầu kỳ của Tài khoản ngân hàng, theo Sổ kế toán

Thông tin màn hình của:

• Số dư tiền mặt

• Số dư tài khoản ngân hàng

Bước 2: Nhấn nút để khai báo thông tin

Các trường dữ liệu trên chức năng:

• Ngày hạch toán: Mặc định thông tin Ngày thực hiện tạo, có thể thay đổi được
• Nút Lấy dữ liệu: Khi nhấn nút Lấy dữ liệu hệ thống sẽ mặc định view các Sổ nhật ký tiền mặt/tiền ngân hàng (đã được khai báo tại Danh mục Sổ nhật ký) lên tab Số dư đầu kỳ
• Thông tin Sổ nhật ký: Để người dùng tự động chọn thông tin để Thêm dòng dữ liệu

Bước 3: Thực hiện chọn và Nhập thông tin dữ liệu

• Chọn Sổ nhật ký: Hệ thống tự động hiển thị thông tin Tài khoản gắn với Sổ nhật ký cùng thông tin Tiền tệ.
• Nhập thông tin Số tiền: Thực hiện nhập Số dư đầu kỳ của Tài khoản.

Lưu ý:

• Thông tin Cột Nợ/Có được hiển thị để nhập giá trị căn cứ vào Thiết lập của từng Tài khoản được cấu hình tại chức năng 'Hệ thống tài khoản'
• Tài khoản có tính chất Dư Nợ: Cột Nợ sẽ cho phép nhập giá trị; Cột Có không nhập được giá trị
• Tài khoản có tính chất Dư Có: Cột Có sẽ cho phép nhập giá trị; Cột Nợ không nhập được giá trị
• Tài khoản Có tính chất Lưỡng tính: Cả cột Nợ và Có đều cho phép nhập giá trị

Phần Khai báo tài khoản

• Với Số dư tiền mặt

• Với Số dư tài khoản ngân hàng

Lưu ý: Nếu Người dùng không thấy hiển thị thông tin Số tài khoản ngân hàng cần kiểm tra lại việc khai báo của Sổ nhập ký Tiền ngân hàng tại Danh mục Sổ nhật ký và thực hiện bổ sung thông tin tại 'Tài khoản Ngân hàng'

Bước 4: Người dùng Nhấn nút Xác nhận để ghi nhận thông tin Số dư đầu kỳ theo dữ liệu đã nhập.

Thông tin Dữ liệu đã nhập được vào Sổ và dữ liệu lên bút toán

Muốn xem thông tin Bút toán: Người dùng nhấn nút 'Bút toán'

Số dư đầu kỳ của Tài khoản khác

Hướng dẫn việc khai báo Số dư đầu kỳ của Tài khoản khác

Đối tượng thực hiện: Người dùng phần mềm

Xem video hướng dẫn

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp: Chọn tính năng Số dư tài khoản đầu kỳ khác: Nhấn chọn thông tin 'Số dư tài khoản đầu kỳ khác' trên Sơ đồ

Thông tin màn hình của: Số dư tài khoản đầu kỳ khác

Bước 2: Nhấn nút để khai báo thông tin

Các trường dữ liệu trên chức năng:

• Ngày hạch toán: Mặc định thông tin Ngày thực hiện tạo, có thể thay đổi được
• Nút Lấy dữ liệu: Khi nhấn nút Lấy dữ liệu hệ thống sẽ mặc định hiển thị các Tài khoản con được khai báo trên hệ thống tại danh mục Hệ thống tài khoản

Bước 3: Thực hiện chọn và Nhập thông tin dữ liệu

• Chọn Sổ nhật ký: Hệ thống view các Sổ nhật ký được khai báo tại danh mục Sổ nhật ký với Loại = Khác.
• Thực hiện Nhấn nút Thêm một dòng để bổ sung các tài khoản cần khai báo
• Nhập thông tin Số tiền: Căn cứ vào tính chất của Tài khoản để nhập Số dư bên Nợ hoặc Số dư bên Có.

Lưu ý:

• Thông tin Cột Nợ/Có được hiển thị để nhập giá trị căn cứ vào Thiết lập của từng Tài khoản được cấu hình tại chức năng 'Hệ thống tài khoản'
• Tài khoản có tính chất Dư Nợ: Cột Nợ sẽ cho phép nhập giá trị; Cột Có không nhập được giá trị
• Tài khoản có tính chất Dư Có: Cột Có sẽ cho phép nhập giá trị; Cột Nợ không nhập được giá trị
• Tài khoản Có tính chất Lưỡng tính: Cả cột Nợ và Có đều cho phép nhập giá trị

Phần Khai báo tài khoản

Bước 4: Người dùng Nhấn nút Xác nhận để ghi nhận thông tin Số dư đầu kỳ theo dữ liệu đã nhập.

Thông tin Dữ liệu đã nhập được vào Sổ và dữ liệu lên bút toán

Công nợ khách hàng/Công nợ nhà cung cấp

Hướng dẫn việc khai báo Số dư đầu kỳ của Công nợ khách hàng và Công nợ nhà cung cấp

Đối tượng thực hiện: Người dùng phần mềm

Xem video hướng dẫn

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp: Chọn tính năng tương ứng cần khai báo Số dư đầu kỳ cho đối tượng Khách hàng/Nhà cung cấp

• Công nợ khách hàng: Khai báo Số dư đầu kỳ của đối tượng Khách hàng, theo Sổ kế toán

• Công nợ nhà cung cấp: Khai báo Số dư đầu kỳ của đối tượng Nhà cung cấp, theo Sổ kế toán

Thông tin màn hình của:

• Công nợ khách hàng

• Công nợ nhà cung cấp

Bước 2: Nhấn nút để khai báo thông tin

• Màn hình khai báo Công nợ khách hàng

• Màn hình khai báo Công nợ nhà cung cấp

Các trường dữ liệu trên chức năng:

• Ngày hạch toán: Mặc định thông tin Ngày thực hiện tạo, có thể thay đổi được
• Nút Lấy dữ liệu: Khi nhấn nút Lấy dữ liệu hệ thống sẽ mặc định view các Đối tượng là Khách hàng/Nhà cung cấp đang có theo Đơn vị (đã được khai báo tại Danh mục Khách hàng và Danh mục Nhà cung cấp) lên tab Chi tiết
• Thông tin tại Tab Chi tiết: Để người dùng tự động chọn thông tin từng Khách hàng/Nhà cung cấp để Thêm dòng dữ liệu

Bước 3: Thực hiện chọn và Nhập thông tin dữ liệu

• Thêm đối tác: Hệ thống tự động hiển thị thông tin Tài khoản phải thu/Phải trả đã được khai báo cho Khách hàng/Nhà cung cấp và thông tin Tiền tệ mặc định đang được sử dụng của Đơn vị. Thông tin Tài khoản phải thu/Phải trả được khai báo tại Danh mục Khách hàng và Danh mục Nhà cung cấp: Tab Lên hóa đơn
• Nhập thông tin Số tiền: Thực hiện nhập Số dư công nợ của Khách hàng/Nhà cung cấp.
• Ngày đến hạn: Ghi nhận thông tin Ngày đến hạn của từng Công nợ. Nếu không nhập mặc định lấy theo Ngày hạch toán

Thông tin tài khoản phải thu/Phải trả

Lưu ý:

• Thông tin Cột Nợ/Có được hiển thị để nhập giá trị căn cứ vào Thiết lập của từng Tài khoản được cấu hình tại chức năng 'Hệ thống tài khoản'
• Tài khoản có tính chất Dư Nợ: Cột Nợ sẽ cho phép nhập giá trị; Cột Có không nhập được giá trị
• Tài khoản có tính chất Dư Có: Cột Có sẽ cho phép nhập giá trị; Cột Nợ không nhập được giá trị
• Tài khoản Có tính chất Lưỡng tính: Cả cột Nợ và Có đều cho phép nhập giá trị

Phần Khai báo tài khoản

• Dữ liệu được nhập cho Công nợ khách hàng

• Dữ liệu được nhập cho Công nợ nhà cung cấp

Bước 4: Người dùng Nhấn nút Xác nhận để ghi nhận thông tin Số dư đầu kỳ theo dữ liệu đã nhập.

Thông tin Dữ liệu đã nhập được vào Sổ và dữ liệu lên bút toán

Muốn xem thông tin Bút toán: Người dùng nhấn nút 'Bút toán'

Công nợ Nhân viên

Hướng dẫn việc khai báo thông tin Công nợ nhân viên

Đối tượng thực hiện: Người dùng phần mềm

Xem video hướng dẫn

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp: Chọn tính năng tương ứng cần khai báo Số dư đầu kỳ: Chọn Công nợ nhân viên

Thông tin màn hình của: Công nợ nhân viên

Bước 2: Nhấn nút để khai báo thông tin

• Màn hình khai báo Công nợ nhân viên

Các trường dữ liệu trên chức năng:

• Ngày hạch toán: Mặc định thông tin Ngày thực hiện tạo, có thể thay đổi được
• Nút Lấy dữ liệu: Khi nhấn nút Lấy dữ liệu hệ thống sẽ mặc định view các Đối tượng là Nhân viên đang có theo Đơn vị (đã được khai báo tại Danh mục Nhân viên) lên tab Chi tiết
• Thông tin tại Tab Chi tiết: Để người dùng tự động chọn thông tin từng Nhân viên để Thêm dòng dữ liệu

Bước 3: Thực hiện chọn và Nhập thông tin dữ liệu

• Thêm đối tác: Hệ thống tự động hiển thị thông tin Tài khoản tương ứng là 1318 - Các khoản nợ phải thu khác. Người dùng có thể chọn lại thông tin Tài khoản khác.
• Nhập thông tin Số tiền: Thực hiện nhập Số dư công nợ của nhân viên.
• Ngày đến hạn: Ghi nhận thông tin Ngày đến hạn của từng Công nợ. Nếu không nhập mặc định lấy theo Ngày hạch toán

Lưu ý:

• Thông tin Cột Nợ/Có được hiển thị để nhập giá trị căn cứ vào Thiết lập của từng Tài khoản được cấu hình tại chức năng 'Hệ thống tài khoản'
• Tài khoản có tính chất Dư Nợ: Cột Nợ sẽ cho phép nhập giá trị; Cột Có không nhập được giá trị
• Tài khoản có tính chất Dư Có: Cột Có sẽ cho phép nhập giá trị; Cột Nợ không nhập được giá trị
• Tài khoản Có tính chất Lưỡng tính: Cả cột Nợ và Có đều cho phép nhập giá trị

Phần Khai báo tài khoản

• Dữ liệu được nhập cho Công nợ Nhân viên

Bước 4: Người dùng Nhấn nút Xác nhận để ghi nhận thông tin Số dư đầu kỳ theo dữ liệu đã nhập.

Thông tin Dữ liệu đã nhập được vào Sổ và dữ liệu lên bút toán

Muốn xem thông tin Bút toán: Người dùng nhấn nút 'Bút toán'

Nhập tồn kho vật tư, hàng hóa

Mô tả nghiệp vụ

Mục Tồn kho vật tư, hàng hóa cho phép người dùng quản lý tồn kho đầu kỳ của vật tư, hàng hóa của hộ kinh doanh theo từng kho

Quy trình nghiệp vụ

Xem video hướng dẫn

Hướng dẫn trên phần mềm

Lưu ý: Trước khi nhập tồn kho đầu kỳ cần khai báo: Danh mục kho và Danh mục vật tư, hàng hóa sử dụng tại đơn vị

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp, Chọn Tổng hợp, Chọn Khai báo số dư ban đầu.

Nhấn Tồn kho vật tư, hàng hóa trên quy trình

Nhấn Tạo, Thực hiện khai báo thông tin Tab chung:

• Đơn vị : Chọn văn phòng, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Lưu ý: Một đơn vị chỉ được phép có một bản ghi tồn vật tư, hàng hóa
• Ngày hạch toán: Chọn ngày ghi nhận dư tồn vật tư hàng hóa đầu kỳ

Bước 2: Khai báo vật tư, hàng hóa tồn kho

Cách 1:Nhập trực tiếp trên phần mềm

Tại Tab Số dư đầu kỳ, Nhấn Thêm một dòng

• Vật tư hàng hóa: Chọn vật tư hàng hóa còn tồn
• Đơn vị tính: Chọn đơn vị tính vật tư hàng hóa
• Kho: Chọn Kho thuộc đơn vị đang sử dụng
• Số lượng tồn: Nhập số lượng còn tồn của vật tư, hàng hóa
• Giá trị tồn: Nhập giá trị tiền của vật tư,hàng hóa còn tồn
• Số lô: Nhập số lô nhập của vật tư hàng hóa, nếu để trống hệ thống tự sinh
• Hạn sử dụng: Nhập hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa còn tồn.
• Đơn giá: Sau khi nhập số lượng tồn, giá trị tồn và lưu lại, đơn giá tự động tính= Giá trị tồn/số lượng
• Đơn vị tính chính: Đơn vị tính được lấy tại danh mục hàng hóa
• Tỷ lệ chuyển đổi: Tỷ lệ quy đổi từ đơn vị tính sang đơn vị tính chính
• Số lượng theo đơn vị tính chính: = số lượng tồn * tỷ lệ chuyển đổi

Nhấn Lưu để lưu lại thông tin vào phần mềm

Cách 2: Nhấn Chi tiết tồn kho

Người dùng nhấn nút Chi tiết tồn kho để mở tab chi tiết

Sau khi mở thông tin chi tiết, người dùng nhấn Tạo để thực hiện nhập thêm mới từng dòng vật tư, hàng hóa còn tồn hoặc sửa lại trực tiếp thông tin đang sai xót và nhấn Lưu

Cách 3: Nhấn Lấy dữ liệu

Trường hợp nếu toàn bộ hàng hóa đang có đều có tồn đầu kỳ, người dùng có thể nhấn nút Lấy dữ liệu ở tab Thông tin chung nằm tạo nhanh dữ liệu tab chi tiết. Sau khi nhấn nút này, tương ứng với mỗi hàng hóa, phần mềm sẽ tạo một dòng thông tin vật tư hàng hóa tại tab Chi tiết với số lượng tồn = 1, giá trị tồn = 0.

Cách 4: Nhập từ excel

Nhấn Nhập dữ liệu

Nhấn Tải về mẫu dữ liệu để thực hiện tải file mẫu excel để nhập thông tin

Thực hiện nhập thông tin tại file excel,nhấn Lưu file excel sau khi nhập thông tin vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ tại file.

• Mã hàng hóa: Bắt buộc nhập, nhập mã nội bộ của vật tư,hàng hóa có tồn đầu kỳ
• Mã kho: Bắt buộc nhập, nhập địa điểm kho theo cú pháp Địa điểm cha/Tên địa điểm
• Đơn vị tính: Bắt buộc nhập,nhập Đơn vị tính của vật tư, hàng hóa
• Số lượng tồn: Bắt buộc nhập, nhập số lượng còn tồn của vật tư, hàng hóa, cần nhập số lượng > 0
• Giá trị tồn: Bắt buộc nhập, nhập giá trị tiền của vật tư,hàng hóa còn tồn, cần nhập giá trị > 0
• Số lô: Nhập số lô nhập của vật tư hàng hóa, nếu để trống hệ thống tự sinh
• Hạn sử dụng: Nhập hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa còn tồn theo định dạng dd-mm-yyyy

Nhấn Tải lên tập tin của bạn ,chọn file excel vừa nhập vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ

Nhấn Nhập dữ liệu để thực hiện nhập thông tin vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ từ file excel. Nếu dữ liệu lỗi, phần mềm sẽ trả lại kết quả lỗi cụ thể. Nếu dữ liệu hợp lệ, hệ thống sẽ thông báo thành công. Tương ứng với mỗi một dòng trên file excel sẽ sinh tương ứng một bản ghi tại tab chi tiết

Bước 3: Sau khi khai báo tồn kho vật tư, hàng hóa, nhấn Xác nhận để hoàn thành phiếu đầu kỳ

và sinh Phiếu nhập kho tương ứng ở trạng thái đã ghi sổ, ghi nhận số lượng, giá trị tồn kho vào số dư đầu kỳ của kho. Nhấn nút Phiếu nhập kho tại góc phải của chức năng số dư đầu kỳ để kiểm tra chứng từ nhập kho và bút toán ghi nhận tổng giá trị tồn kho theo từng vật tư,hàng hóa của từng kho

Chứng từ Phiếu nhập kho gắn với Phần khai báo Tồn kho vật tư, hàng hóa

Sau khi hoàn thành bản ghi số dư đầu kỳ, nếu phát hiện có sai xót thì người dùng có thể nhấn Đưa về dự thảo để đưa bản ghi về trạng thái nháp

Để chỉnh sửa lại thông tin tồn đầu kỳ vật tư, hàng hóa,nhấn Sửa để thực hiện sửa thông tin tồn đầu kỳ vật tư, hàng hóa. Nhấn Cập nhật để lưu lại dữ liệu, đưa chứng từ về trạng thái ghi sổ và cập nhật lại thông tin vào chứng từ Phiếu nhập kho.

Lưu ý:

• Không được sửa lại hàng hóa, kho sang một hàng hóa,kho khác khi đã tồn tại ít nhất một phiếu xuất kho có gắn với hàng hóa, kho đã sử dụng ở tồn đầu kỳ
• Không được sửa số lượng tồn nhỏ hơn số lượng đã xuất kho theo hàng hóa, kho đang sử dụng ở tồn đầu kỳ

Khóa sổ kỳ kế toán

Mô tả nghiệp vụ

Nghiệp vụ

Cuối tháng hoặc sang những Ngày đầu tháng của tháng tiếp theo, kế toán đơn vị sẽ khai báo thông tin Khóa sổ kỳ kế toán để chốt sổ kế toán theo tháng.

Sau khi Ngày khóa sổ được Khai báo: Trên toàn bộ hệ thống sẽ không Vào sổ/Hoặc Đưa về Nháp với các chứng từ có Ngày hạch toán Nhỏ hơn hoặc Bằng Ngày khóa sổ

(Đóng băng kỳ Kế toán)

Xem video hướng dẫn

Hướng dẫn trên phần mềm

Đối tượng thực hiện: Người dùng phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp: Chọn Tổng hợp: Chọn chức năng Khóa sổ kỳ kế toán

Bước 2: Hệ thống hiển thị thông tin màn hình chức năng:

Các trường dữ liệu trên chức năng:

• Ngày khóa sổ: là thông tin Ngày thực hiện Nhập vào để chốt ngày khóa sổ
• Danh sách Đơn vị: Hiển thị mặc định thông tin Đơn vị mà User Người thực hiện đang được phân quyền. Trường hợp trước đó đã khai báo thông tin Khóa sổ cho 1 kỳ kế toán nào đó, thông tin Ngày khóa sổ sẽ hiển thị Kỳ khóa sổ gần nhất với thời điểm khai báo

Bước 3: Nhấn nút Sửa để thông tin Ngày khóa sổ được view và nhập dữ liệu

Bước 4: Thực hiện Nhập thông tin Ngày khóa sổ cho Kỳ kế toán và Đơn vị áp dụng

• Nhập Ngày khóa sổ
• Tích chọn Đơn vị áp dụng Ngày khóa sổ theo giá trị đã nhập

Bước 5: Nhấn nút Xác nhận để hoàn thành việc khai báo

• Trường hợp vẫn tồn tại các chứng từ có Ngày hạch toán Nhỏ hơn hoặc Bằng Ngày khóa sổ đang có Trạng thái Dự thảo/Nháp: hệ thống sẽ báo thông tin Số lượng Chứng từ cần hoàn thành vào Sổ trước khi áp dụng Ngày khóa sổ

==> Nhấn nút 'Đồng ý': Hệ thống tự động view đủ các Chứng từ chưa vào sổ để Người dùng xử lý dữ liệu: Vào sổ hoặc Xóa bỏ dữ liệu (nếu kiểm tra là dữ liệu thừa)

• Trường hợp KHÔNG tồn tại các chứng từ có Ngày hạch toán Nhỏ hơn hoặc Bằng Ngày khóa sổ đang có Trạng thái Dự thảo/Nháp: Hệ thống sẽ thực hiện Ghi nhận thông tin Ngày khóa Sổ đã nhập