Quy trình nghiệp vụ

Cho phép người dùng quản lý toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện từ lập kế hoạch sự kiện, bán vé cho đến hiển thị trên trang web và quảng bá. Đồng thời cho phép quản lý lên danh sách người tham gia sự kiện.

Quy trình

Các luồng quy trình

• Sự kiện. Chi tiết nghiệp vụ tại đây.

• Báo cáo. Chi tiết nghiệp vụ tại đây.

• Cấu hình. Chi tiết nghiệp vụ tại đây.

Mô tả nghiệp vụ

Khi người sử dụng muốn quản lý sự kiện thì quy trình thực hiện như sau:

1. Tại chức năng Các sự kiện, người dùng sẽ tạo sự kiện và phân loại sự kiện theo các giai đoạn

2. Các người dùng đăng ký tham gia sự kiện sau khi sự kiện được công khai trên trang web

3. Thiết lập các thông tin diễn ra sự kiện và quản lý danh sách người tham gia

4. Xuất báo cáo danh sách thông tin sự kiện để quản lý và theo dõi

Luồng chức năng chính

• Quản lý sự kiện. Chi tiết nghiệp vụ tại đây.

• Quản lý người tham dự. Chi tiết nghiệp vụ tại đây.

• Báo cáo. Chi tiết nghiệp vụ tại đây.

• Thiết lập. Chi tiết nghiệp vụ tại đây.

Video hướng dẫn

Sự kiện

Quản lý sự kiện

Người dùng quản lý thông tin của các sự kiện

Đối tượng thực hiện: Người dùng hệ thống

1. Vào chức năng Các sự kiện, người sử dụng thực hiện phân loại sự kiện bằng cách di chuyển sự kiện tới giai đoạn tương ứng (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống)

   • Lưu ý: Tại màn hình Các sự kiện có thể thêm giai đoạn bằng cách nhấn vào Thêm một cột. Ngoài ra các giai đoạn cũng có thể được được thêm tại Cấu hình/Các giai đoạn của sự kiện

2. Thực hiện tạo Các sự kiện

3. Khai báo các thông tin chi tiết của Các sự kiện

   • Chọn thông tin Mẫu

     • Danh sách mẫu sự kiện để lựa chọn sẽ được thêm tại Cấu hình/Mẫu sự kiện

   • Chọn thông tin Tag

     • Danh sách thẻ sự kiện để lựa chọn sẽ được thêm tại Cấu hình/Phân loại các tag của sự kiện

   • Chọn thông tin Limit Registrations, người dùng khai báo thêm thông tin giới hạn số lượng Người Tham dự

   • Khai báo thông tin chi tiết Ticket

   • Khai báo thông tin chi tiết Thông tin giao dịch

   • Khai báo thông tin chi tiết Ghi chú

4. Nhấn Lưu sự kiện

5. Người dùng thực hiện Theo dõi sự kiện, Thêm người theo dõi hoặc Thêm kênh theo dõi.

6. Người dùng tạo Ghi chú và Gửi tin đến người dùng cũng đang theo dõi sự kiện

7. Người dùng thực hiện Lên lịch công việc cho sự kiện

   • Khai báo các thông tin cần thiết

   • Nhấn Ấn định thời gian để thực hiện giao việc cho nhân sự được chọn

   • Nhân sự hoàn thành công việc được giao sẽ đánh dấu công việc là Hoàn tất hoàn thành

   

8. Người dùng thực hiện thay đổi giai đoạn của sự kiện: Đang thực hiện, Sẵn sàng cho trạng thái kế tiếp hoặc Đã bị khóa

9. Người dùng nhấn Vết để quản lý các thông tin về các buổi thuyết trình trong quá trình diễn ra sự kiện và thông tin người diễn thuyết

   • Lưu ý: Thông tin Vết được quản lý khi tại Cấu hình/Thiết lập, người dùng chọn thông tin Lên lịch & Theo dõi

10. Nhấn Nhà tài trợ để theo dõi và bổ sung danh sách nhà tài trợ cho sự kiện

    • Lưu ý: Thông tin Nhà tài trợ được quản lý khi tại Cấu hình/Thiết lập, người dùng chọn thông tin Lên lịch & Theo dõi

11. Sau khi cập nhật hoàn chỉnh thông tin sự kiện, nhấn Đến trang web để thực hiện chuyển sự kiện thành công khai. Cho phép người dùng đăng ký tham dự sự kiện trực tuyến.

Quản lý người tham dự

Sau khi quản trị viên đăng tải sự kiện công khai, người dùng có thể tham dự sự kiện bằng các đăng ký trực tiếp trên website hoặc được thêm vào danh sách người tham dự bởi quản trị hệ thống. Quản trị hệ thống sẽ thống kê vào theo dõi danh sách người tham dự.

Đối tượng thực hiện: Người sử dụng hệ thống

1. Người dùng nhấn Đến trang web để xem thông tin sự kiện trên trang web. Tại Website/Các sự kiện, quản trị hệ thống chuyển sự kiện thành trạng thái công khai, cho phép người dùng khác có thể đăng ký tham dự sự kiện trên web bằng cách:

   • Người sử dụng hệ thống truy cập trang web, chọn Các sự kiện

   • Chọn sự kiện sẽ tham gia

   • Nhập đầy đủ thông tin của người tham dự, nhấn Đăng ký tham gia sự kiện

   • Nhấn Tiếp tục để đăng ký thành công

2. Sau khi người dùng thực hiện đăng ký tham dự sự kiện trên website thành công, quản trị hệ thống sẽ thực hiện quản lý danh sách người tham dự bằng cách: đăng nhập vào hệ thống, chọn chức năng Các sự kiện, nhấn vào sự kiện để xem thông tin của sự kiện. Nhấn Người tham dự để xem và theo dõi danh sách người tham dự sự kiện.

3. Tại Người tham dự, người dùng có thể thêm người tham dự sự kiện bằng cách nhấn Tạo để thêm một hoặc nhiều người tham dự khác

   • Khai báo các thông tin cần thiết

   • Trường hợp tại Cấu hình/Thiết lập, người dùng chọn thông tin Câu hỏi, sẽ phải khai báo thêm chi tiết thông tin Câu hỏi gồm: Câu hỏi, Loại câu hỏi, Câu trả lời được gợi ý và Câu trả lời dạng chữ

   • Nhấn Xác nhận để tham gia sự kiện

   • Nhấn Gửi qua Email để gửi mail xác nhận đăng ký, mail nhắc nhở tham dự sự kiện hoặc mail cảm ơn đến người đã tham dự sự kiện

   • Nhấn Đã tham dự để xác nhận người tham dự đã tham dự sự kiện

   • Nhấn Đơn bán hàng để tạo đơn hàng cho người tham dự

     • Khai báo các thông tin cần thiết

     • Nhấn Gửi qua Email để gửi email báo giá đến người tham dự

     • Nhấn Xác nhận để xác nhận đơn hàng

     • Đơn hàng được xác nhận sẽ được Tạo hóa đơn, khai báo các thông tin hóa đơn gồm: thông tin Tạo hóa đơn, Tổng tiền đặt cọc, Tài khoản doanh thu và Thuế bán hàng. Nhấn Tạo và Xem hóa đơn để thêm hóa đơn thành công

Báo cáo

Người sử dụng thực hiện báo cáo danh sách Các sự kiện và danh sách Người tham dự

Đối tượng thực hiện: Người sử dụng hệ thống

1. Để thực hiện báo cáo thống kê danh sách các sự kiện, người dùng vào chức năng Các sự kiện, chọn Báo cáo/Các sự kiện (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống)

2. Thực hiện vào chức năng Các sự kiện, chọn Báo cáo/Người tham dự để thống kế theo dõi danh sách người tham dự sự kiện (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống)

3. Người dùng thực hiện thay đổi dữ liệu cần thống kê theo nhu cầu (nếu có)

   • Chọn - Tổng để loại bỏ điều kiện thống kê hiện tại theo hàng hoặc cột

   

   • Chọn + Tổng để tạo mới điều kiện thống kê báo cáo theo hàng hoặc cột

   

4. Người dùng chọn View graph để xem báo cáo dưới dạng biểu đồ

5. Thực hiện Xuất toàn bộ danh sách thông tin các sự kiện

Cấu hình

Thiết lập

Người sử dụng thực hiện Thiết lập thêm các thông tin cho sự kiện

Đối tượng thực hiện: Người sử dụng là Quản trị hệ thống

1. Vào chức năng Các sự kiện, chọn Cấu hình/Thiết lập (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống)

2. Khai báo thông tin chi tiết của Thiết lập

   • Chọn thông tin Lên lịch & Theo dõi

     • Chọn thông tin Lên lịch & Theo dõi, khi tạo sự kiện người sử dụng sẽ quản lý thêm các thông tin Vết và Nhà tài trợ

     • Lưu ý người dùng sẽ khai báo thêm các thông tin:

       • Chọn thông tin Phát sóng trực tiếp

       • Chọn thông tin Trò chơi hóa sự kiện

   • Chọn thông tin Câu hỏi

     • Chọn thông tin Câu hỏi, khi tạo sự kiện người sử dụng khai báo thêm thông tin Câu hỏi

3. Nhấn Lưu để lưu thông tin cấu hình